Evernoteを8年間使い続けた活用術【2020年度の仕事効率化】

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2012年からEvernoteを使い始めて約8年が経ちました。ネット上では、色々なEvernoteの活用の仕方や、便利な使い方が紹介されていますが、今回は、自分のEvernoteの使い方を整理するためにも、自分がEvernoteをどのように活用しているのかをお伝えしたいと思います。

そもそも、Evernoteをどのように活用しているのかを振り返ると、EvernoteDrop Boxとは使い分けをして、EvernoteiOSのメモアプリとは、自分の中で使い分けをしています。

その辺りも含めて、現在の形になるまでには、色々な紆余曲折がありましたが、今のEvernoteの使い方を紹介します。

もっと、効率良く使っている人も多くいるので、参考になるかは分かりませんが長いこと使っていて、コレは良いなというものもあるので、Evernoteを使っている人で一つでも参考になればと思います。

Evernote活用一覧

  • WEBクリップ
  • メール
  • 保証書
  • 契約書
  • 領収書
  • メルマガ
  • 自炊データ
  • 備忘録
  • 健康関連の記録
  • 名刺管理
  • プレゼン資料
  • 体験メモ
  • 会議のレジュメ
  • 身内の住所録
  • 本の要約
  • ブログ記事
  • メールアドレス
  • コードメモ
  • パスワードメモ

ざっと思いつく限りで、これらの使い方が多いと思います。

思い返しても、結構、定番の使い方しかしていないような気もしますが、Evernoteを使っている人の多くは、この記録の保管やブックマーク的に扱う感じの人は非常に多いです。

この辺は、Evernoteが得意としている分野でもあります。

WEBクリップなんかは、本当に必要な部分だけをクリップすることも出来ますし、メールの内容なんかも重要なメールが来たら、Evernoteに割り当てられたメールアドレス(○○○○@meditation.evernote.com)があるので、そのアドレスを使ってカンタンに転送することも出来るので重宝しています。

保証書とか契約書に関しても、スキャナーで読み取ってそのままPDFで保管しておくことで、Evernoteの検索力だと、その中身まで検索を掛けて僅かなキーワードからでも、目的の資料を引っ張ってくることが可能です。

領収書については、コンビニやスーパーで買い物をしてたら、基本的には買い物の記録を全て保管するようにしています。その場で渡された領収書を全てEvernoteに保管するようにしています。自炊データに関しては、読み終えた本やこれから読む本なんかをスキャナーで読み込んで、自炊したデータをEvernoteに保管して後から読むこともあります。

健康診断の資料に関しても、何年か前の健康状態と自分で比較できるように管理していると便利です。

このように、記録という記録に関しては、Evernoteに保管する習慣化しておくと、何かあった時にスグに過去の記録を引き出してくることできるのが一番便利な所かと思います。

また、私の場合、記録をとったら、とりあえず保管するための「㏌BOX」という何でも、とりあえずブチ込むためのフォルダも用意して、後で、まとめてカテゴリーに仕分けしていきます。



Evernoteのメリット・デメリット

メリット
  • WindowsMACからアクセス
  • 検索力が極めて強力
  • データがマメに保管される

デメリット
  • WEB版は容量を食う
  • クラウド版だと一括操作ができない

Evernoteを使っていて、感じるメリットなんかは主にこの3点は多くの人が感じる定番の内容でもあります。

この項目では、自分が感じているデメリットについて詳しくお伝えしようと思います。

まず一つ目は、WEB版は容量を食うです。

Evernoteは、ブラウザで直接、Evernoteにアクセスして使う方法と、アプリやソフトを直接、PCにダウンロードして使うための2種類の方法があります。

ブラウザで使用するときは、容量を食わないのでPC自体が重くなることはありませんが、WEB版でアプリをインストールしてEvernoteを使うとなると、非常にデータを食ってしまいストレージを圧迫することはあります。

そして、二つ目が、ブラウザ版だと各ノートを一括で複数選択をすることが出来ないということです。

画像は、EvernoteMAC版で使っている画像ですが、画像のように複数の選択でまとめて移動や管理することが出来るのですが、WEB版のMACだと出来るのですが、ブラウザ上では同じような操作をすることが出来ません。

本当は出来るけど、私が知らないだけかもしれませんが、幾度となくブラウザ上のEvernoteで複数選択を試みたり、調べてみましたが解決には至っていません。

そのため、多くのノートを移動や管理させたりするときは、MACWEB版からEvernoteを使って整理したりしています。

Evernoteと連携しているアプリ

Evernoteを使う上で、様々な連携アプリと併用して使うことがEvernoteを使う上で便利に活用できます。

これまでにいくつもの連携アプリなんかを使っていますが、長く使ってきて最終的に長く使っているアプリをご紹介します。

  • TodayeeCam
  • Scanner Pro
  • FastEver
  • everPost

TodayeeCamのアプリは「Evernoteならライフログしよう」 ということで開発された Evernote用の iOSアプリです。カメラや動画や音声などのデータをシンプルに記録することが出来るツールです。

カメラならカメラだけに特化した形で機能が付いているので、とてもシンプルです。だから、音声は音声用のアプリ、動画の場合は動画用のアプリと完全に分業されています。

いくつかあるTodayeeのアプリの中でも「音無しのカメラ」機能で写真が撮れるアプリがあるのですが、それを使って毎回、レシートや領収書を買い物した時に手にしたら、その場で撮影してEvernoteに保管するようにしています。

アプリを開いてから、写真を撮って、送信のボタンを押すだけなのでカンタンで、しかも無音なのでとても便利です。

もし、音がなるカメラだと買い物してレジでレシートをもらってスグにレシートを撮影することに抵抗があったりして、家に帰ってからレシートを撮影しようと後回しにすると結局、撮影せずに終わってしまうことがあったので重宝しています。

しかし、このアプリは、どうやら今月いっぱい2020年の3月31日で今後のバージョンアップを終了するようなので、今後、アプリが手に入らないかもしれません。

Scanner Proというアプリは、先ほどのアプリとは異なり、撮影した時の音ありのスキャナーアプリですが、書類や契約書などを読み取ったら自動的にEvernoteに保管されるようになっているので重宝しています。

FastEverアプリは、スグにメモしておきたいことをアプリを開いて、書いてEvernoteに保存しておけるというアプリですが、正直あまり活用していません。どちらかと言うと、カンタンなメモ程度ならiPhoneのメモを活用しているので使用頻度としては高くないです。

everPostは、Evernote内のノートを検索するためのアプリですが、iPhoneからスグにEvernote内の検索をして、過去にクリップしたWEBサイトなどを閲覧できるので便利に使っています。



Evernote検索の利用一覧

Evernoteの魅力でもある強力な検索力がありますが、やはり、仕事をしていて「あの時、何てメモしたか・・・」というのを記憶だけを頼りに、目的の情報にたどり着けるのは仕事効率に役立ちます

しかし、日々、Evernoteを使い続けていると、データ保管数だけで5000件を超えたりするので、Evernoteを効率良く使おうと思ったら、検索とカテゴリー分けするのが一番良いと思います。

下記の内容は、自分が頻繁に活用している検索方法です。

  • ノート内の検索
    Mac 「⌘ + F
    WindowsCtrl + F
  • ノートブックに格納されたノートの検索
    notebook:キーワード
  • 検索語句のいずれかを含むノートを検索
    any:キーワード
  • Web クリッパー検索
    source:web.clip
  • タグ付けされたノートを検索
    tag:キーワード
  • タグを含んでいないノートを検索
    -tag:* 
  • ノートのタイトルのみで検索
    intitle:キーワード
  • 過去3日間に作成されたノートを検索
    created:day-3
  • 2020年314日に作成したノートを検索
    created:20200314 
  • 指定の日付以降に更新されたノートを検索
    updated:day-2
    この場合、過去2日間に更新されたノートが表示される
  • 添付ファイルを検索
    resource:application/pdf (PDF
    resource:image/jpeg  (画像)
    resource:audio/*  (音声)

  • チェックボックスを含むノートを検索
    todo:

  • 今年、以前に作成されたノート検索
    -created:year

自分の場合、これらの検索方法を使ったら、ほぼ目的の資料を引き出すのに苦労せずに手にできています。

まとめ

EvernoteiOSメモの使い分け

自分の中では、EvernoteiOSメモでは、使い方を分けていてどちらかと言うと、仕事のカンタンなメモ短期処理するタスクや、今から買い物に行く時のリストなんかは、短期保存で使ったらスグに消去するようなメモは、iOSメモを活用しています。

また、思いついたアイデアなどもまずは、メモに殴り書きしておいて後で見直してから、手直しと加筆してEvernoteに保管するなど、短期保存か長期保存のなのかで使い分けています。

Evernoteとドロップボックスの使い分け

また、Evernoteは一度にデータを送れる容量が無料版だと25MB、有料版だと200MBという容量内でしかEvernoteに送ることができません。

比較的、動画や重たいデータに関しては、Drop Boxを使ってデータの保管をして、Evernoteは、テキストやPDFなどの書類関係はEvernoteでの保管しています。

Evernoteは、便利で使えば使うほど独自の使い勝手があって、色々な人のEvernoteを見るのは、学生の頃のノートを見るような感覚に少し似ていると思います。

ノートの取り方が上手い人と下手な人がいて、上手い人のノートを見せてもらった時に、キレイに見やすく整理されているなぁと感心するかのように、Evernoteでも他の人の使い方を見ると、参考になる部分はあります。

今後もEvernoteの効率的な使い方を独自に研究しながら進化したら、また報告させてもらいます。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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