仕事が速い人とはどういう人だと思うでしょうか。仕事の処理能力が高い人、判断力に長けていて間違った判断をしない人、もちろんこの二つも間違ってはいないのですが、実は仕事が速い人は、総じて「手抜き」が上手にできる人です。
今回は、仕事が速い人の「手抜き術」について解説していきたいと思います。
仕事が速い人とは
単純に、仕事の手抜き術と聞くと「手を抜くなんてありえない・・・」と思うかもしれませんが、ここで言う「手抜き術」と言うのは、ただの不真面目な人の仕事の仕方ではありません。
仕事が早い人と言うのは、仕事の重要度の低い仕事や無駄だと思うものに関してのみ手を抜きます。
すなわち、仕事と言うものには、無駄なものや効率の悪いことが隠れています。
仕事が遅い人と言うのは、どの仕事に対しても一律にエネルギーを注ぎ、無駄なものや効率の悪いことに気がつくことができません。
もちろん、それでも結果が残すことが出来れば言うことないのですが、最悪の場合、人の倍の時間を費やしたにもかかわらず、成果を得ることが出来なかったと言うことも十分にありえます。
では、具体的に仕事が速い人は、どういう手の抜き方をしているのかと言うのがポイントになってきます。
手抜き術には、手を抜いて「良いもの」と手を抜いて「良くないもの」があります。
仕事の速い人は、日々のタスクの中から「手を抜いていいもの」「手を抜いてはいけないもの」を見極める力を持っています。
手を抜いていいものと言うのは、どう言う仕事のことなのか・・・
それは、仕事の作業が「ルーティン化」されているものであったり、過去に前例がある仕事などが挙げられます。
反対に、手を抜いてはいけないものとはどんな仕事でしょうか。
それは「重要度」の高いものです。
具体的に言うと、直接的に仕事の「質」に関わってくるようなものや、会社の信用に関わってくるようなものを指します。
例えば、顧客からの「クレーム対応」と、上司に頼まれた「書類作成」の２つの仕事が同時に発生したとします。
仕事が早い人と言うのは、まず仕事の「優先順位」を付けて、クレーム対応そのものは「会社全体の信用」に繋がってしまうことなので、早急に対処しなければならないものだと判断します。
そのため、書類作成の仕事を他の人に依頼して、自分自身で直接クレーム処理に全力を注いだりするのです。
その結果、クレーム処理をスピーディーに解決することができ、お客様から喜ばれ信用も回復することができたりもします。
しかし、仕事の遅い人は、この優先順位の付け方の判断が正しくできずに、二つの仕事を同時に完璧にこなそうとするあまり、最終的にどちらも中途半端な結果になってしまうといったことが多くなります。
どの仕事を優先的に処理して、どの仕事を捨てるか、そんな仕事の「取捨選択」を適切にすることがとても重要です。
手抜きテクニックについて
仕事を速くこなすための「手抜きテクニック」として上げられるのが「仕事を真似る」と言うことです。
例えば、仕事で新規の取引先に向けたプレゼン資料を作る仕事が入ってきたとします。
その時、先方の要望などによって提案内容を変える必要が求められたとした場合、どのように考えれば、仕事を速く効率よく資料が作れるでしょうか。
ここで重要なのは、自社の過去の取引内容などから、同じような事案を探して、提案内容のテンプレを探して「書き換えて」何パターンかの資料を作成したりすることです。
パターンを「真似る」ということが重要で、即実践できる手抜きテクニックとして非常に有効です。
ここで「真似る時のポイント」は、すべてを真似するのではなく「美味しい所」だけを抽出して抜き出すことが出来るかが仕事が速い人になれるかの分かれ道になります。
仕事が早い人は、他の人と同じ仕事量をこなしながらも、上手に効率よく仕事を捌くことによって「時短」を測っています。
これは仕事のプロセスの中の「無駄」を無くすということにつながります。
これは、コンビニのレジ打ちの仕事でもスムーズにさばける人と、捌けない人と別れます。
行列がいつまでたっても無くならなくて捌けない人と、スムーズにさばける人では、レジを打ちながらも無駄な動きを無くし、お客様がお金を取り出したら、次のお客のかごの中身をチェックしていたりするものです。
一切の無駄な動きを無くし、全てが一番効率の良い状態で仕事が捌けるように計算されていたりします。
逆に、時間がかかる人は、効率の良い動きを計算していないため、動きに無駄が多くなってしまいます。
これは、オフィスワークでも同じことが言えます。
チームで仕事をする際、効率の良い状態をしている人は、上手にチーム内での情報を共有して、チームの人が今、何の仕事をしているのかを把握しています。
こうやって、チーム全体の仕事が重なったりすることを防ぐことが出来ます。
その結果、二度手間を防いだり、効率良く業務を遂行することができます。
これらの効率化が出来ない人は、チームの仕事であるにも関わらず、個人の仕事に集中してしまい、気が付いたら他の人と同じ書類を何枚も作っていたり、共有データの場所などが分からずに、何度も同じことを聞きに行く羽目になってしまうなど、無駄な時間が発生してしまいます。
こうした無駄をなくすことは、仕事をスリム化させることにもつながります。
自分の仕事を見直して、なくすことが出来るプロセスがあるならば、無くすべきです。
例えば、よく顧客に送信するビジネスメールを一から作成している人がいますが、ビジネスメールと言うのは、ほぼテンプレートが決まっています。
仕事の早い人と言うのは、このメール作成を上手に手抜きするために、最初にいくつかのテンプレートを作成し保存しています。
これにより、実際にメールを送信する際は、宛名を変更するだけで良いという仕組みを持っていたりします。
結果的に、レスポンスも早くなってクライアントからの信頼度も上がります。
全てをテンプレ化するのは難しいと思いますが、一度、自分の仕事完了までのプロセスを洗い出してみると良いのではないでしょうか。
仕事にメリハリを効かせる
仕事が遅い人はダラダラと仕事をし続けてしまう傾向にあります。
それを防ぐためには、今やっている仕事にかかる必要時間を洗い出し、その時間が来たら区切りをつける習慣をつけてみると良いです。
仕事中は業務に集中し、時間が来たら業務をストップするメリハリが重要です。
そのために、この時間までに仕事を終わらすにはどうしたらいいのかを考えておきます。
仮に、その仕事が初めて行う仕事で、所用時間が分からない場合は、その仕事の経験がある人にに教えを請うべきです。
また、仕事をしてても、同僚や上司に新しい業務を追加で頼まれてしまうような感じで、なかなか仕事が進まずに仕事がどんどんと追加されていく人は、集中する時間を最初に作って対応します。
そして、その時間中は「他の業務を頼まれても何時以降に対応します」などと伝え、集中を切らさないようにすることが出来れば最良です。
当然、これには一緒に仕事をする同僚達からも理解が必要になりますので、日頃からのコミュニケーションが物を言います。
日頃から、同僚たちと協力体制が取れるようにしておくことが大切です。
また業務の中で、間違った判断をしないと言う事も重要です。
よくあるケースとしては、プレゼンなどで自社の商品をいかに魅力的に売り込むかが重要になってくるのに、資料作成にばかり時間を費やし「伝える本質的な中身」や「分かりやすいデータ」「伝わりやすい構成」などを考えずに、資料作りの文字やグラフの配置などに拘ってしまいがちです。
結果的に、プレゼンのシュミレーションをする時間などが足りず、結局、クライアントに見せる資料自体は、綺麗に見栄えは整っているのですが、肝心の中身が粗悪で「自社商品の魅力」が全く伝わらない言う羽目になってしまったりします。
そう言う意味では、仕事が速い人は、目的と手段を間違えずに力を注ぐベクトルの判断を間違えないと言うことは重要な要素だと思います。
まとめ
仕事が早い人は、仕事の重要度の低いもの、無駄だと思うものに関してのみ手を抜いています。
これを行うには、自身のタスクを見極める力が必要です。
また手抜きのテクニックとしては、過去の仕事の美味しい部分を真似するということが有効な場合があります。
仕事完了までのプロセスでの手抜き術としては、無駄をなくすために仕事をスリム化させること、そしてダラダラした業務をしないように決めた時間が来たら仕事を区切って、メリハリを付けて、どこに力を注ぐのかの判断を見誤らないことが大切です。
今回は、仕事が速い人の「手抜き術」について解説しました。
今後もビジネスマンに有益な情報をお届けしたいと思います。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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