日々の仕事の中で、社内会議に参加することや日報の作成などに無駄と感じたことはありますか。今や働く時間の４分の１は「無駄な時間」という意識調査も出ています。今回は、これらを無駄にせずに反対に「給料アップ」にする方法を解説します。
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働く時間の約4分の1が「無駄」
ソフトウェア会社の意識調査で、営業担当者が回答した「業務の無駄」の1位は「社内会議」で、2位は日報の作成や提出といった「社内での報告業務」でした。また、無駄の平均は「働く時間の25.5％」に上り、その経済的損失は年間約8300億円に相当するということです。訪問営業を希望する35％は「顔を見ずの商談には誠意を感じない」としているものの、実際に訪問しても成約率は大きく上がるわけではなく、非効率な日本の商習慣が浮き彫りになりました。
https://news.tv-asahi.co.jp/news_economy/articles/000170633.html
テレ朝ＮＥＷＳ
この調査は、ソフトウェア会社の意識調査でしたが、多くの職場がこれらの実態に近い状態にあると思って間違いないと思います。
これら非効率な仕事の習慣が、本当に無駄なものになっているとしたら、それは、全て職場の管理職に問題があります。
今回は、職場で管理職（会議を開催する立場）の人が、会議をする上で重要なポイントを４つお伝えしていきましょう。
会議を成功させる４つのポイント
もし、貴方が職場で会議を開く立場だとしたら、社内会議を成功させるためにも、以下の４つのポイントを抑えておきましょう。
他にもあるかもしれませんが、無駄な会議のほとんどは、何の議論をしているのか分からない、何も決まらないってことなのですよね。
そして、結果的に「この会議って自分が参加しなくても良いよね」っていうのを感じて無駄だと判断しているわけです。
この４点を最低限おさえておけば、少なくとも無駄な会議を無くすこともできますし、会議を作れる人は組織の中において重要なポジションを取ることが出来るので結果的に給料はあがることになります。
これら４つのポイントを具体的に解説していきましょう。
会議の位置づけを明確にしておく
これは、組織（チーム）全体で、今の置かれている状況を把握するということです。今、チームで進めているプロジェクトが、順調なのか不調なのか、この会議が「方向性」を決めるための会議なのか「問題解決」のための会議なのかを明確にするということです。
もし、初めて開催されずに継続した会議の場合は、必ず、前回の会議で決まった会議の内容を確認することが良いでしょう。
議論する項目を整理しておく
無駄な会議の多くは、議論が成立していないことが多いです。平場の会議ほど無駄に終わってしまう会議はありません。必ず、箇条書きでも良いので議論する項目を上げて参加者で確認することが大切です。
大体、会議で議論する内容というのは「責任者を誰にするか」「組織の基準やルール作り」「組織の今後の方針」「お金の使い道」などになります。
これらの項目を１つ１つの項目に対して「何のために」本質的な理解が含まれていることが望ましいです。本質的な議論がされるようになることが会議の形骸化を防ぐひとつの方法でもあります。
誰を参加させるかを決めておく
会議には、組織の偉いさんが集まる大きい会議や、プロジェクトチームが集まる小さい会議など、会議にも規模があります。
その規模を考えて、誰を参加させるのかを決めておくことで会議の中で行われる意思決定がスムーズにいくことになります。
会議の場に呼ばれていないというだけで「自分は必要じゃない人間なんだ」と勘繰る人もいます。これまでの会議に参加していない人がいると、会議の場で１からの説明になるので、他の参加者が退屈になります。
このように、会議を開くひとは会議に参加する人を事前に把握して、出来るだけ参加者全員が同じ土俵で議論が成立するように場を作るようにしましょう。
もし、前回の議論に参加していない人がいる場合は、事前に前回の会議内容のレジュメなどを渡しておくなどが良いでしょう。
キーマンへの根回しをしておく
ムダな会議を避けるためには、会議の落としどころをある程度、開催する人が想定しておくことが大切だということです。
このキーマンへの根回しと言うのは、会議の中に参加している決定権を持っている人や、各セクションのリーダーの人達に対して、ある程度、会議の落としどころを伝えておくことです。そうすることで、会議の途中でもゴールに向けて話の進行等がもって行きやすいということがあります。
よく、世界各国の首脳会談なのでも、事前に事務方の人間がある程度、話をつけていて首脳同士が会うときには、もうある程度、落としどころが決まっていたりします。
規定路線とまでは言いませんが、事前の会議の落としどころなどをキーマンには伝える事前の打ち合わせなどがあると「何も決まらない会議」は避けることが出来るはずです。
まとめ
今回は、社内会議をムダに終わらせないという視点で、会議の作り方をまとめてみました。本来、会議というのは組織内の意思決定の場なので、本当は、ともて大切な場だったりするんですよね。
しかし、貴方の会社の社内会議がムダに終わっていると感じたのあれば、それは、会議を主催している人が仕事をさぼっていると考えて下さい。
会議というものは、ひとつの企画と考えて主催する人が仕事のイニシアチブを得るための場であったり、社内教育の場であったりするんですよね。
会議を上手く開催する事が出来る人は、ほぼ組織内で出世します。
会議のやり方は、顔を合わせてやる会議でも、テレビ電話でやろうが、ＬＩＮＥなどのＳＮＳでやろうが形はどういう形でも良いと思います。
大切なのは、会議に参加した人が、今後の仕事で何をするべきなのかが明確にされることです。
組織内で不協和音が出ないように基準作りやルール作りをすることが目的なので、必然的に上手に会議を開催出来る人は仕事力が高いと言えるでしょう。
もし、あなたの会社の会議がムダだと感じているのであれば、少し、会議を自分から主催する立場になって参加してみてはいかがでしょうか。
今回、上げたポイントに照らしてみて行くと、何故、ムダと感じるのかが見えてくるかもしれません。
最後までお読みいただきありがとうございました。
