「コロナ禍」で自宅にいる機会が増えたことで、断捨離など身の回りの片付けや掃除をした人も多いと思います。「テレワークの推奨により自宅で仕事をすることが増えた今、作業環境を整えたい人も多いはず。今回は 仕事の書類整理についてお話ししたいと思います。
書類は、仕事に必要な書類とそうでない物、使う頻度などを基準にして整理していくことで、効率化をすることができます。
書類整理が苦手な方でも出来る簡単テクニックについて説明します。
結論を言うと、書類整理のポイントは２つあります。
- 「いる」「いらない」「迷う」で書類を分類
- 「書類のデジタル化」で書類をクラウド管理
Contents
「いる」「いらない」「迷う」で書類を分類
まず、溜まった書類は「いる」と「いらない」で分別して量を減らすことが大切です。
その時に判断 できないものは「迷う」という選択肢を用意することでサクサク分別することができます。
必要な書類はファイリングやクラウドで保存して、不要な書類は重要でない限り破って捨てればOKです。
「いる」「いらない」の判断に迷った書類は、時間をおいて見直すことで、処分できるものが増えてきます。
書類をクラウド以外でファイルなどで管理する時は、定量、定形、定数での管理が重要です。
最初に一定量まで物を減らして、取り出しやすい同じ形状のフォルダーやボックスに収納します。
そして、保存期限を設けて、それを超えたものは処分すれば一定数のまま保持することができます。
ファイル管理で書類を整理すると、時間が経過することでリバウンドしがちですが、定量、定形、定数を保てば、その後も維持管理できます。
分かりやすく言えば、商売の現金出納などは保存期間が10年と決まっています。
書類やファイルの保存期間をわかるようにして、定期的に処分すれば一定量より多くなりません。
基本的には、重要でないものは1年間も保管すれば十分ですし、郵便物などは溜め込むことをせずに、開封した後は「いる」「いらない」を判断するようにしましょう。
個人的には、収納するアイテムの色や形、素材を統一したりすることで見た目がスッキリして、その状態をキープしたくなり、片づけの意欲も高まりますので、ぜひ実践してみてください。
「書類のデジタル化」で書類をクラウド管理
必要な書類は極力、スキャナーでデータ化して「Evermote」や「OneDrive」「Dropbox」などのストレージサービスでクラウド保存するのがオススメです。
その際、OCR機能付きで検索可能なPDFに変換しておけば、欲しい情報にどこからでも素早くア クセスできるので、個人的にはEvernoteがオススメです。
以前に、「Evernote」の活用術なども紹介しているので、そちらの方からEvernoteの活用法も気になる方はご覧ください。
タスクが完了したら必要な書類は、すぐに デジタル化する習慣をつけておくと、デジタル化するための仕事を溜め込んで、た後々、面倒になるのを防ぐこともできます。
書類の分別は、タスク完了後に行うことが基本です。
書類デジタル化オススメ機器
「高機能」キヤノン ドキュメントスキャナー imageFORMULA DR-S150
ネットワーク上にある複数のPCでスキャナーを共有することが出来て、業務システムとも連携できる。
１分間に片面で45枚スキャンすることが可能なので、オフィス向きのスキャナーです。
「平置き」富士通 スキャナー ScanSnap SV600
分厚い本でも上から撮影してもデータ化することができるスキャナーです。歪み補正機能も付いていて、OCR機能も搭載されています。本のサイズもA３サイズまで対応しているので、自炊向きのスキャナーです。
「持ち運び」サンワダイレクト 自動スキャナ
充電池を搭載して無線LANにも対応しているスキャナー機です。PCが無くても外出先でスキャンすることが可能で、データをmicroSDカードに直接保存することも出来るので、出張が多いビジネスマン向けです。
「アプリ」Scanner Pro
携帯のスキャナーアプリでOCR機能が付いているアプリです。カメラで撮影する時に、自動で書類の幅に合わせて読み取って撮影してくれるので、立ち上げてカメラを書類に向けるだけで便利です。
まとめ
今回は、書類整理について説明しました。
まずは、書類の整理の基本は、いらない書類といる書類を分けると言うことです。
「いる」「いらない」の基準は、契約書や保証書など当然残しておかないいけない書類などは、問答無用で保管するわけですが、それ以外の「いる・いらない」に関しては、自分自身の直感的な判断で良いと思います。
分別に迷って一時的に保管した書類に関しては、再度、見直した時に「直近で見直したいものはいるもの」「直近で見直すことはないものは処分かデジタル化」にしてしまいましょう。
やはり、片付けの基本は、その場でスグに処理するのが溜まらないので良いですね。
